L’amministrazione di un condominio è un’attività particolarmente impegnativa che richiede tempo e una notevole capacità gestionale. Si deve tenere infatti conto che, al di là di quelle che sono le unità abitative da gestire, che possono essere più o meno numerose, un amministratore ha a che fare, quotidianamente o quasi, con questioni più o meno complesse che vanno dalla contabilità alla manutenzione, dalla gestione degli adempimenti fiscali alla comunicazione con i condomini. Non di rado inoltre, è la figura che si occupa di fare da mediatore quando sorgono discussioni tra condomini.
Peraltro, per esercitare questa professione la legge impone determinati requisiti e anche corsi annuali di aggiornamento.
Come per ogni attività amministrativa, però, oggi esistono applicativi anche per l’amministrazione condominiale. Si tratta di strumenti digitali che rendono automatici diversi processi, migliorano l’efficienza e riducono il rischio d’errore, fattori particolarmente utili quando si è incaricati di seguire più condomini.
Vale quindi la pena chiedersi quale software per amministrazione condomini scegliere, dato che sul mercato sono presenti varie soluzioni. Di seguito qualche consiglio in proposito.
L’importanza della personalizzazione
Quando ci si trova a scegliere un software per amministrazione condomini è necessario considerare innanzitutto le proprie esigenze specifiche. Non tutti gli amministratori hanno infatti le medesime necessità. Alcuni operano in totale autonomia, altri lavorano all’interno di uno studio, altri ancora si avvalgono di più collaboratori.
È per questo motivo che sul mercato si trovano soluzioni differente, come per esempio i pacchetti monoutente, solitamente economici e adatti a chi gestisce un numero contenuto di condomini, e i pacchetti pluriutente, soluzioni articolate, con maggiori funzionalità e che possono essere utilizzati da un certo numero di utenti. Questi pacchetti sono particolarmente utili quando il numero di condomini è tale da dover essere seguito da più persone.
Amministrazione condomini: la tecnologia in cloud
La tecnologia ha semplificato molto la vita degli amministratori che si occupano di condomini o della contabilità di un’azienda. Con i software in cloud, ad esempio, si ha l’opportunità di operare utilizzando un dispositivo connesso a Internet, senza il vincolo dell’installazione locale che caratterizzava i cosiddetti “software on-premise”.
Al di là della maggiore flessibilità e della maggiore comodità (si può lavorare da remoto quando è necessario intervenire in modo tempestivo su un’emergenza), i programmi in cloud non sono soggetti ai rischi di perdita dati legati ad attacchi informatici o a guasti dell’hardware. Tutti i vari dati, infatti, sono salvati su server sicuri e in caso di problemi si ha immediato accesso ai backup.
Software per la gestione del condominio: dalla fatturazione alla gestione dei fornitori
Dando per scontate un’interfaccia user-friendly e la facilità d’uso, caratteristiche fondamentali di qualsiasi applicativo, un software per l’amministrazione di condominio deve offrire all’amministratore le funzionalità che consentono a quest’ultimo di gestire tutte le aree operative: fatturazione, gestione dei bilanci, calcolo dei riparti, emissione e incasso delle rate, monitoraggio di eventuali morosità da parte degli inquilini, gestione dei fornitori ecc.
È importante, infine, quando si sceglie un software avere a disposizione manuali d’uso testuali chiari e approfonditi e anche video formativi che possono aiutare l’amministrazione a risolvere eventuali dubbi, un’evenienza piuttosto comune considerando la complessità della gestione condominiale.
